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Las reuniones son importantes porque es allí donde se establecen las relaciones entre las y los miembros del Grupo y es una manera sencilla (y divertida) de mantener vuestro trabajo a punto.Hay varias reglas fundamentales a tener en cuenta antes de organizar y poner en marcha una reunión:

• Planificadlas de manera que sean cortas: las reuniones han de tener una hora de comienzo y una de fin claramente establecidas. Para que una reunión no suponga más tiempo del requerido, tened claridad sobre estos sencillos datos  en el momento de planificar:
  • El tema de la reunión
  • Los objetivos básicos de la misma
  • El orden del día (la lista de puntos a tratar)
  • La fecha prevista
  • Su duración y horario
  • El número previsto de personas que van a participar
  • El lugar en que se va a celebrar
  • La forma de confirmar la participación (con una nota en el corcho de vuestra aula, un cartel en los pasillos, el boca a boca, el blog del centro...)
  • La persona o personas que se encargarán de la coordinación
  
  

• Elegid a una persona que modere la reunión:  su papel será el de facilitar la comunicación organizando el diálogo. Su papel será el de preguntar, recoger respuestas y sintentizar, por ello, deberá conocer lo más posible el tema que se va a tratar, sin que tenga que saberlo todo.

• Elegid  a una persona que tome notas.  Ésta puede encargarse también de la redacción de una memoria final o acta de la reunión que debería ser remitida a todas las personas participantes en la misma.

• Poned 'color'  a vuestras reuniones: acompañadlas con zumos o refrescos, caramelos o algo apetitoso.  Si son largas, dad tiempo para el descanso. En la medida de lo posible, apoyaos en vídeos, fotos y testimonios.

Mecánica de las reuniones:

• Una reunión siempre comienza con la presentación de los y las participantes (sobre todo si es la primera vez que os reunís y/o si hay gente nueva en el Grupo).  De todas maneras, conviene recordar los nombres y las funciones de las personas asitentes a la reunión.

• La persona que modera, recordará los objetivos de la reunión, así como el orden del día.

• Cada tema previsto del orden del día se inciará con un breve resumen sobre el mismo, hecho por la persona moderadora o algún/a ponente específico/a utilizando el soporte que queráis (presentaciones, vídeos, audios) en caso de que lo veáis conveniente.

• La información en las presentaciones debe ser clara y concisa, destacando los aspectos centrales del tema. Si éste tiene complejidad, los y las participantes deberán haber recibido información documental suficiente antes de la reunión.